Waarom deze privacyverklaring?
Iedereen die de websites yamagata-europe.com, qa-distiller.com, portal.yamagata-europe.com (de “Website”) bezoekt of gebruikt of gebruikmaakt van onze diensten (“Diensten”), kan een bepaalde hoeveelheid persoonsgegevens vrijgeven. De persoonsgegevens zijn de informatie op basis waarvan Yamagata Europe u als natuurlijke persoon kan identificeren, ongeacht of we dat ook daadwerkelijk doen.
Wij engageren ons ertoe om uw persoonsgegevens te gebruiken en te verwerken in overeenstemming met de Verordening van 27 april 2016 tot bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming) (de “GDPR”).
Contactgegevens
Onze Website en Diensten worden aangeboden en beheerd door Yamagata Europe NV. Wij zijn geregistreerd in België onder registratienummer 0464.622.773 en onze maatschappelijke zetel is gevestigd op Zwijnaardsesteenweg 316, bus B, 9000 Gent. U kunt contact met ons opnemen:
U kan onze Privacy-contactpersoon contacteren via het e-mailadres dataprotection@yamagata-europe.com.
Welke persoonsgegevens worden er verwerkt en hoe worden deze gegevens gebruikt?
1. Browsergegevens (technische gegevens) van websitebezoekers, zoals:
De bron van deze gegevens is het gebruik van ofwel noodzakelijke cookies, ofwel niet-noodzakelijke cookies.
Bewaartermijn: Zie de cookiebanner op onze Website.
Voor meer info zie ook het item Google Analytics 4 onder de sectie Internationale doorgifte in deze privacyverklaring.
2. Communicatiegegevens van websitebezoekers en klanten:
Dit zijn de gegevens die u ons verstrekt bij het invullen van het contactformulier op onze Website of wanneer u ons per e-mail/telefoon contacteert. Dit zijn met name:
Verwerkingsdoeleinde: De communicatiegegevens kunnen worden verwerkt ten behoeve van deze communicatie met u en het beheer van die communicatie.
De bron van de communicatiegegevens is de informatie die u ons verstrekt wanneer u met ons contact opneemt.
Rechtsgrond: Ons legitiem belang, om te kunnen reageren op verzoeken, vragen of opmerkingen van welke aard dan ook (bv. wanneer u contact met ons opneemt via het contactformulier, telefoon of e-mail).
Bewaartermijn: De gegevens worden bewaard totdat we denken dat u tevreden bent met onze reactie.
3. Gegevens met het oog op direct marketing (nieuwsbriefgegevens) van websitebezoekers en klanten:
Verwerkingsdoeleinde: De nieuwsbriefgegevens worden verwerkt om u nieuwsbrieven van ons te verzenden, waarvoor u toestemming heeft gegeven. U kunt zich op elk moment afmelden door te klikken op de link ‘uitschrijven’ in de betreffende e-mail of door een andere actie die daarin wordt beschreven.
De bron van de nieuwsbriefgegevens is de informatie die u ons verstrekt wanneer u inschrijft voor de nieuwsbrief.
Rechtsgrond: Toestemming.
Bewaartermijn: Uw gegevens worden verwerkt totdat u zich afmeldt.
4. Aankoopgegevens van klanten:
Verwerkingsdoeleinde: De aankoopgegevens kunnen worden verwerkt voor het leveren van de gekochte/bestelde diensten en het bijhouden van een goede administratie daarvan.
De bron van de aankoopgegevens is de informatie die u ons verstrekt wanneer u een beroep doet op onze diensten.
Rechtsgrond:
Bewaartermijn: Persoonsgegevens worden bewaard gedurende de overeenkomst. Na beëindiging van de overeenkomst worden de persoonsgegevens nog voor zeven jaar bewaard om aan de wettelijke verplichting te voldoen (fiscale verplichting).
5. Sollicitatiegegevens van sollicitanten:
Dit zijn alle gegevens die u invult of doorstuurt wanneer u via de website solliciteert op een vacature. De op te geven gegevens kunnen variëren naargelang van de vacature.
Wanneer u kiest te solliciteren voor een vacature voor vertaler op de website:
De bron van sollicitatiegegevens is de informatie die u ons verstrekt wanneer u solliciteert voor een samenwerking met ons.
Verwerkingsdoeleinde: Geschikte kandidaten vinden voor een partnerschap met Yamagata Europe.
Rechtsgrond: Tijdens het aanwervingsproces: ons legitiem belang, namelijk om het wervingsproces te kunnen beheren, de geschiktheid van de kandidaten te beoordelen, en de sollicitant te kunnen contacteren in verband met de sollicitatie.
Na het aanwervingsproces: uw toestemming (om de gegevens langer te bewaren voor openstaande vacatures in de toekomst). Deze toestemming kan u op elk moment weer intrekken.
Deze sollicitaties worden verwerkt via de website suppliersnet.yamagata-europe.com. U kan het desbetreffende privacybeleid daar raadplegen.
Wanneer u kiest om te solliciteren voor een interne vacature of stageplaats via ons sollicitatieformulier:
De bron van sollicitatiegegevens is de informatie die u ons verstrekt wanneer u solliciteert voor een job bij ons.
Verwerkingsdoeleinde: Geschikte kandidaten vinden voor een job of stageplaats bij Yamagata Europe.
Rechtsgrond: Tijdens het aanwervingsproces: ons legitiem belang, namelijk om het wervingsproces te kunnen beheren, de geschiktheid van de kandidaten te beoordelen, en de sollicitant te kunnen contacteren in verband met de sollicitatie.
Na het aanwervingsproces: uw toestemming (om de gegevens langer te bewaren voor openstaande vacatures in de toekomst). Deze toestemming kan u op elk moment weer intrekken.
Bewaartermijn: De sollicitatiegegevens worden bewaard gedurende het toepasselijke aanwervingsproces. Behoudens bezwaar van uwentwege worden de gegevens 5 jaar bewaard voor toekomstige open vacatures.
6. Overige gegevensverwerking:
Daarnaast kunnen wij uw persoonsgegevens verwerken wanneer dat nodig is om te voldoen aan een wettelijke verplichting waaraan wij zijn onderworpen. Onverminderd bovenstaande kunnen wij uw persoonsgegevens bewaren wanneer dit nodig zou zijn voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen, hetzij in gerechtelijke procedures of in een administratieve of buitengerechtelijke procedure. De wettelijke basis voor deze verwerking zijn onze legitieme belangen, namelijk de bescherming en uitoefening van onze wettelijke rechten.
Wie is verantwoordelijk voor de verwerking?
Wij, Yamagata Europe, zijn de verantwoordelijke voor de verwerking in het kader van onze website en onze diensten en beslissen welke persoonsgegevens worden verzameld, voor welke doeleinden ze worden verzameld en welke technische en organisatorische middelen wij inzetten om uw gegevens te beschermen.
Gegevensverwerkers
Yamagata Europe is vrij om een beroep te doen op gegevensverwerkers. Een verwerker is de persoon of het bedrijf die/dat uw persoonsgegevens verwerkt op verzoek van en namens Yamagata Europe. In dit geval zullen wij met de verwerker een schriftelijk overeenkomst aangaan waarbij de veiligheid van uw persoonsgegevens wordt gewaarborgd door de verwerker. De verwerker handelt steeds volgens onze instructies. Yamagata Europe doet een beroep op de volgende categorieën verwerkers:
Welke derden ontvangen uw persoonsgegevens?
Wij zullen uw persoonsgegevens niet delen met derden (met uitzondering van verwerkers) voor welke doeleinden dan ook, behoudens de volgende uitzonderingen.
In sommige omstandigheden kunnen wij wettelijk verplicht zijn om bepaalde persoonsgegevens, waaronder die van u, te delen als wij betrokken zijn bij een juridische procedure of voor het naleven van wettelijke verplichtingen, een gerechtelijk bevel of de instructies van een overheidsinstantie.
Yamagata Europe heeft wettelijke en technische voorzorgsmaatregelen genomen om ongeoorloofde toegang tot en gebruik van gegevens te voorkomen. In geval van een datalek engageert Yamagata Europe zich ertoe onmiddellijk de noodzakelijke maatregelen te nemen om de schade tot een minimum te beperken.
Internationale openbaarmaking
Wij gebruiken specifieke contracten met externe derden die door de Europese Commissie zijn goedgekeurd (ook wel bekend als de Standard Contractual Clauses: SCC) voor de overdracht van persoonsgegevens naar derde landen. De SCC’s garanderen dezelfde mate van bescherming van persoonsgegevens als die welke in het kader van GDPR zou gelden. Daarnaast worden aanvullende maatregelen genomen om uw gegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang. Meer informatie is verkrijgbaar bij de Europese Commissie.
Google Analytics
Websiteanalyse gebeurt met behulp van Google Analytics 4, met de meest strikte veiligheidsinstellingen. Google Analytics 4 verzamelt verschillende gegevens van websitebezoekers die hiertoe uitdrukkelijke toestemming verleend hebben via het accepteren van de Cookie banner. Deze informatie wordt gebruikt om algemene trends en gebruikersgedrag te analyseren. Google Analytics 4 verzamelt geen persoonlijk identificeerbare gegevens zoals het IP-adres of andere data die gebruikt kunnen worden om een individu te identificeren, zoals namen, e-mailadressen, telefoonnummers of een combinatie daarvan. Het volledige privacybeleid van Google Analytics kan u hier raadplegen: policies.google.com/privacy
Wij monitoren tevens de wetgeving omtrent het gebruik van Google Analytics 4.
Links naar social media
Vanop onze website kan u doorklikken naar social media (Facebook, LinkedIn, Twitter, YouTube, …). De knoppen op onze website zijn hyperlinks en bevatten geen code van de desbetreffende socialmediawebsites. Bij het bezoeken van deze sites bestaat wel de mogelijkheid dat er door hen cookies geplaatst worden. Hierop hebben wij geen invloed. Lees de privacyverklaringen van de respectievelijke sites om te lezen wat zij doen met uw (persoons)gegevens die zij via deze cookies verwerken.
Gebruik van foto’s en video’s
Tijdens evenementen, vergaderingen, beurzen, opleidingen en dergelijke (niet-limitatieve opsomming, hierna genoemd ‘evenementen’) die georganiseerd worden door Yamagata Europe of derde partijen, kunnen er mogelijk door Yamagata Europe – of door een derde in opdracht van Yamagata Europe – foto’s genomen worden en/of video-opnamen gemaakt worden. Deze kunnen gebruikt worden voor onze sociale mediakanalen, nieuwsbrieven, presentaties, publicaties, enzovoort.
Deze foto’s en video’s hebben een louter informatief karakter en dienen in de meeste gevallen ter ondersteuning van een artikel, een reportage of een bericht in onze nieuwsbrief of onze socialemediakanalen, waarbij de weergave van personen bijkomstig is.
Bezoekers van – of deelnemers aan – dergelijke evenementen verklaren geen aanspraak te maken op enigerlei vergoeding voor de afstand van portretrechten of voor het gebruik van foto’s en beelden.
Indien u niet akkoord gaat met het gebruik van de foto’s en opnames, kunt u uw bezwaar meedelen tijdens het evenement of een bericht sturen naar dataprotection@yamagata-europe.com, met een duidelijke verwijzing naar de desbetreffende foto’s en/of video-opname(s).
Wat zijn uw rechten?
U kunt uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens uitoefenen door middel van een schriftelijke kennisgeving aan ons via e-mail naar dataprotection@yamagata-europe.com, of per aangetekende brief aan Yamagata Europe, Zwijnaardsesteenweg 316 B, 9000 Gent, België t.a.v. dienst gegevensbescherming.
Wij zullen op uw verzoek reageren binnen een maand na ontvangst van uw verzoek. Normaal gesproken streven wij ernaar om binnen die tijd een volledig antwoord te geven. In sommige gevallen, vooral als uw verzoek complexer is, kan er echter meer tijd nodig zijn, tot een maximum van drie maanden vanaf de datum waarop wij uw verzoek ontvangen. U wordt volledig op de hoogte gehouden van de voortgang.
Het recht op inzage
U hebt het recht om na te gaan of wij uw persoonsgegevens al dan niet verwerken en, waar wij dat doen, toegang te krijgen tot de persoonsgegevens, samen met bepaalde aanvullende informatie. Deze aanvullende informatie omvat gegevens over het doel van de verwerking, de betreffende categorieën van persoonsgegevens en de ontvangers van de persoonsgegevens. Op voorwaarde dat de rechten en vrijheden van anderen niet worden aangetast, zullen wij u een kopie van uw persoonsgegevens verstrekken. De eerste kopie wordt gratis verstrekt, maar extra kopieën kunnen tegen een redelijke vergoeding worden verstrekt.
Het recht op correctie
U hebt het recht om onjuiste persoonsgegevens over u te laten corrigeren en, rekening houdend met de doeleinden van de verwerking, om onvolledige persoonsgegevens over u te laten vervolledigen.
Het recht om te wissen (“recht om te worden vergeten”)
In sommige gevallen heeft u het recht om uw persoonsgegevens zonder onnodige vertraging te laten wissen. Deze omstandigheden omvatten:
Er zijn echter uitsluitingen van het recht om gegevens te wissen. De algemene uitsluitingen zijn onder meer waar verwerking noodzakelijk is:
Het recht om de verwerking te beperken
In sommige gevallen heeft u het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken. Deze omstandigheden zijn: u betwist de juistheid van de persoonsgegevens; de verwerking is onwettig, maar u verzet zich tegen het wissen; wij hebben de persoonsgegevens niet langer nodig voor onze verwerking, maar u hebt persoonsgegevens nodig voor de vaststelling, de uitoefening of de verdediging van rechtsvorderingen; en u hebt bezwaar gemaakt tegen de verwerking, in afwachting van de verificatie van dat bezwaar.
Als de gegevensverwerking op basis daarvan wordt beperkt, kan het zijn dat we uw persoonsgegevens blijven opslaan. Wij zullen deze echter alleen op volgende wijze verwerken: met uw toestemming; voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen; voor de bescherming van de rechten van een andere natuurlijke of rechtspersoon; of om gewichtige redenen van algemeen belang.
Het recht om bezwaar te maken tegen gegevensverwerking
U hebt het recht om bezwaar te maken tegen onze verwerking van uw persoonsgegevens om redenen die verband houden met uw specifieke situatie, maar alleen voor zover de rechtsgrond voor de verwerking is dat de verwerking noodzakelijk is voor de doeleinden van de gerechtvaardigde belangen die door ons of door een derde partij worden nagestreefd. Als u een dergelijk bezwaar indient, zullen we de verwerking van de persoonsgegevens opschorten, tenzij we kunnen aantonen dat er dwingende legitieme redenen zijn voor de gegevensverwerking, die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden, of dat de gegevensverwerking bedoeld is om juridische claims vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen.
Daarnaast heeft u het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor directmarketingdoeleinden (inclusief profilering voor directmarketingdoeleinden). Indien u hiertegen bezwaar maakt, zullen wij de verwerking van uw persoonsgegevens voor dit doel staken.
Verder heeft u het recht om bezwaar te maken tegen onze verwerking van uw persoonsgegevens voor wetenschappelijke of historische onderzoeksdoeleinden of statistische doeleinden om redenen die verband houden met uw specifieke situatie, tenzij de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een taak van algemeen belang.
Het recht op gegevensoverdraagbaarheid
Voor zover de rechtsgrond voor onze verwerking van uw persoonsgegevens:
hebt u het recht om uw persoonsgegevens van ons te ontvangen in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machinaal leesbaar formaat.
Dit recht is echter niet van toepassing wanneer dit de rechten en vrijheden van anderen in het gedrang zou brengen.
Het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit
Als u van mening bent dat onze verwerking van uw persoonsgegevens in strijd is met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (de GDPR), hebt u het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit die verantwoordelijk is voor de gegevensbescherming. In België is de toezichthoudende autoriteit de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA). Betrokkenen uit andere lidstaten hebben het recht om een klacht in te dienen bij hun eigen nationale toezichthoudende autoriteit. Voor een overzicht van de contactgegevens van deze autoriteiten, klik op deze link.
Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, België
+32 (0)2 274 48 00
contact@apd-gba.be
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
Het recht om uw toestemming in te trekken
Voor zover de wettelijke basis voor onze verwerking van uw persoonsgegevens de toestemming is, heeft u het recht deze toestemming te allen tijde in te trekken. Herroeping heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking vóór de herroeping.
Wijzigingen
Yamagata Europe behoudt zich het recht voor dit privacybeleid te allen tijde te wijzigen. U vindt de datum van de huidige versie bovenaan (“Laatste update”). Dit kan bijvoorbeeld nodig zijn als de wet verandert, of als wij dingen veranderen op een manier die de bescherming van persoonsgegevens beïnvloedt. Wij adviseren u deze pagina af en toe te controleren om er zeker van te zijn dat u tevreden bent met eventuele wijzigingen in het privacybeleid.